De mars 2017 à mars 2018, l’éditeur Lucca a mené une étude auprès de 673 entreprises ayant enregistré 115 millions d’euros de notes de frais. Ce travail d’analyse a été synthétisé sous la forme de conseils pratiques avec, à la clé, des pistes d’économie à explorer et des conseils pour passer moins de temps sur le contrôle des notes de frais.
Analyser ses dépenses pour calibrer sa politique de frais
Une analyse des dépenses de l’entreprise est un préalable à la mise en place d’une politique de notes de frais. Elle permet d’identifier les postes de dépenses les plus importants mais aussi les collaborateurs abusifs. C’est sur la base de ces deux informations que vous pourrez adapter vos plafonds, ajuster vos règles d’engagement ou décider des montants au-delà desquels une validation hiérarchique s’impose.
Illustration avec le cas des frais de repas. L’étude a révélé que pour les repas pris seul, les Français ne dépensaient en moyenne que 15,95 euros, soit 15 % de moins que le plafond Urssaf. Plafonner à 16 euros est tentant mais moins pertinent que le fixer à 22 euros pour deux raisons. D’une part, les salariés modérés ne se sentiront pas frustrés, d’autre part, le plafond est suffisamment bas pour éradiquer les comportements abusifs.
Il est par ailleurs recommandé d’instaurer des plafonds différents selon les types de repas et les populations concernées.
Réaliser des économies en respectant les règles fiscales et sociales
Les entreprises abandonnent au Fisc plus de 40 % de la TVA relative aux notes de frais, le plus souvent par ignorance des règles fiscales. Elles se contentent de récupérer la TVA uniquement sur leurs repas d’affaires alors qu’elles peuvent aussi le faire sur les repas en mission, les péages et les carburants.
Par ailleurs, pour être en règle avec l’Urssaf, l’entreprise est tenue de régulariser les titres restaurant des salariés qui déclarent un déjeuner en note de frais. A raison de 5 erreurs par an par collaborateur bénéficiant de ticket restaurant d’une valeur de 7,70 euros, c’est plus de 3 000 euros qui s’envolent en fumée.
Se débarrasser du papier une fois pour toute
Depuis mars 2017, la loi permet de numériser les justificatifs de notes de frais à condition de respecter les règles de l’archivage à valeur probante. Désormais, il suffit au salarié de prendre son reçu en photo pour qu’une dépense soit automatiquement créée. Rattaché numériquement à la note de frais, le justificatif papier peut être jeté.
Si la capture du justificatif se fait sans problème, les étapes d’archivage sont plus complexes à mettre en place. Il est en effet nécessaire d'apposer une signature électronique pour garantir l'authenticité et l'intégrité du justificatif. Heureusement, toutes les solutions d'automatisation des notes de frais sérieuses intègrent aujourd’hui ce type de fonctionnalité.
Pour aller plus loin, voici 10 conseils pratiques pour vous aider à optimiser votre processus de gestion des notes de frais. Analysez-les, testez-les, appliquez-les.
