L’employeur peut rembourser sous forme de frais professionnels certaines dépenses engagées par les salariés en télétravail. Ces frais ne sont alors pas soumis aux cotisations sociales. Toutefois, des limites d'exonérations sont fixées, que le Bulletin officiel de la Sécurité sociale vient de préciser.
Trois types de frais professionnels sont concernés et exclus de l’assiette des cotisations sociales : les frais fixes (comme le loyer) et variables (facture de chauffage ou d’électricité) liés à la mise à disposition d’un local privé pour usage professionnel en télétravail ; les frais d’adaptation d’un local spécifique ; les frais de matériel informatique, connexion et fournitures.
D’autres frais professionnels peuvent être admis, charge à l’employeur de démontrer qu’il s’agit de frais professionnels liés au télétravail. Par principe, les remboursements effectués par l’employeur, s’ils sont justifiés par la réalité des dépenses professionnelles supportées par le salarié, peuvent être exclus de l’assiette des cotisations et contributions sociales.
Frais fixes, local, matériels : les frais réels autorisés
Plusieurs frais réels du télétravail sont déductibles. Il s’agit des frais de communication (abonnement, souscription internet, téléphonie fixe, abonnement et acquisition d’un smartphone) ; des frais de déplacement entre le domicile et le lieu de travail (avec justification de la nécessité de ces déplacements) ; des frais de fournitures (imprimés, cartouches d’encre, ramettes de papier).
Les locaux sont aussi considérés comme des frais professionnels. En cas d’utilisation par le salarié d’un local privé, l’employeur peut rembourser le montant du loyer, les factures d’électricité, d’eau, de chauffage, l’assurance habitation, le diagnostic de conformité électrique, les impôts locaux. Les frais doivent être calculés au prorata de la surface utilisée à titre professionnel par rapport à la surface totale du logement et au prorata du temps de travail télétravaillé. Pour un local à usage exclusivement professionnel, la déduction est proportionnelle au nombre de jours télétravaillés rapporté au nombre de jours travaillés de l’année. Pour un local à usage mixte (utilisation privative à 50 %), la déduction est fonction du nombre d’heures télétravaillées rapporté au nombre d’heures total de l’année.
À l’inverse, certains frais ne sont pas déductibles de l’assiette des cotisations sociales. Aucun frais de repas n’est ainsi admis en déduction pour les jours télétravaillés. Même chose pour les frais de garde d’enfants, y compris lorsque les deux parents télétravaillent
La possibilité d’allocations forfaitaires
En principe, quand un salarié télétravailleur engage des frais, l’employeur peut déduire de l’assiette des cotisations le remboursement de ces frais, s’ils sont justifiés par des dépenses professionnelles réelles du salarié. Toutefois, l’Urssaf a atténué sa position et dispense l’employeur de fournir systématiquement des justificatifs de dépenses, dans les cas de versement d’une allocation forfaitaire. Celle-ci est alors réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite de 10 € par mois par salarié effectuant un jour de télétravail par semaine ; 20 € par mois par salarié effectuant deux jours par semaine ; 30 € par mois par salarié effectuant trois jours par semaine ; 40 € par mois par salarié effectuant quatre jours par semaine ; 50 € par mois par salarié effectuant cinq jours par semaine.
Un forfait journalier est aussi possible, la limite d’exonération de l’allocation ne devant pas dépasser 2,50 € par jour télétravaillé, dans la limite de 55 € par mois. En cas de remboursement dépassant ces limites, l’exonération de cotisations et contributions sociales ne pourra être admise que sur la base des justificatifs produits lors des contrôles.
Une convention collective peut définir les allocations forfaitaires, à certaines conditions. Dans une mise à jour du 25 juin 2021, le Bulletin officiel de la Sécurité sociale, qui constitue la doctrine administrative ministérielle opposable en matière de cotisations et contributions, précise que les valeurs d’allocation forfaitaire définies par une convention collective de branche, un accord professionnel ou interprofessionnel ou un accord de groupe peuvent servir de référence pour le seuil d’exonération applicable. Cela vaut dès lors que l’allocation est attribuée en fonction du nombre de jours effectivement télétravaillés et n’excède pas 13 € par mois par journée télétravaillé par semaine, ou 3,25 € par jour de télétravail dans le mois, dans la limite mensuelle de 71,50 €. Si le montant versé par l’employeur dépasse les limites fixées par l’accord collectif, l’exonération de charges sociales sera admise à condition de justifier de la réalité des dépenses professionnelles supportées par le salarié.
Le traitement fiscal
Au niveau du traitement fiscal des frais de télétravail, le ministère de l’Économie et des Finances a pris les mesures suivantes pour l’année 2020.
Les allocations versées par l'employeur couvrant des frais de télétravail à domicile (indemnités, remboursements forfaitaires ou remboursements au réel) seront toujours exonérées d'impôt sur le revenu. C'est aux employeurs d'identifier ces allocations dans les informations qu'ils transmettent à l'administration fiscale. Le montant du revenu imposable prérempli sur la déclaration de revenus ne doit pas inclure de telles allocations.
Les allocations forfaitaires sont exonérées dans la limite de 2,5 € par jour de télétravail à domicile, soit 50 € pour un mois comprenant 20 jours de télétravail. L'allocation spéciale forfaitaire est présumée exonérée dans la limite annuelle de 550 €. Cela ne concerne que des frais professionnels engagés au titre du télétravail à domicile, à l'exclusion des frais courants (déplacement domicile-lieu de travail et restauration).
Pour les salariés ayant opté pour la déduction des frais professionnels, les frais professionnels liés au télétravail à domicile, peuvent être déduits à hauteur de 2,5 € par jour de télétravail à domicile. Cela correspond à une exonération de 50 € pour un mois comprenant 20 jours de télétravail, dans la limite annuelle de 550 €. Le contribuable conserve alors, la possibilité de les déduire pour leur montant exact si cela est plus favorable.
