Gestion

Six techniques pour optimiser les coûts immobiliers de son entreprise

Par Caroline Scribe, le 10 septembre 2021

Trésoreries sous tension, développement du télétravail, fléchissement du marché de l’immobilier de bureaux : la crise du Covid-19 offre aux entreprises l’opportunité de redéfinir leur stratégie immobilière et d’activer ce levier pour optimiser leurs coûts. Comment ? Voici six pistes à explorer.

La généralisation du télétravail accélère encore l’évolution amorcée vers une nouvelle organisation des espaces de travail qui deviennent de plus en plus flexibles.
La généralisation du télétravail accélère encore l’évolution amorcée vers une nouvelle organisation des espaces de travail qui deviennent de plus en plus flexibles. — Photo : Fizkes

La pandémie de Covid-19 a provoqué la première crise de l’immobilier d’entreprise depuis deux décennies. Celle-ci a été particulièrement marquée en Île-de-France où le marché s’est contracté de 45 % : 1, 3 millions de mètres carrés de bureaux y ont été consommés en 2020 contre 2,3 millions de mètres carrés en 2019. Dans les régions, la baisse a souvent été moins sensible. Une étude du groupe Seloger publiée en juin 2021 pointe un recul " très limité " de 2 % sur un an, dû, notamment, au faible nombre de transactions supérieures à 5 000 m², tandis que les petites surfaces résistent mieux. Parallèlement, l’expérience de l’efficacité du télétravail, qui a permis de maintenir en activité de nombreux pans de l’économie, conduit de nombreuses entreprises à repenser l’organisation de leurs bureaux, voire à traquer les mètres carrés inutiles. En effet, le coût des postes de travail représente pour les entreprises du tertiaire la seconde charge après la masse salariale. Dans un contexte où les trésoreries sont mises à rude épreuve par la crise, l’immobilier constitue donc un levier de performance intéressant à utiliser. Plusieurs solutions peuvent permettre de réaliser des économies.

1 - Renégocier son bail

Dans le cadre d’un bail commercial, le locataire dispose de moments privilégiés pour renégocier son contrat, soit à l’expiration d’une période triennale, soit à la fin de la durée ferme d’engagement. Dans la situation actuelle, les entreprises peuvent toutefois se rapprocher de leur bailleur, en dehors de ces échéances, pour négocier des aménagements, tels que l’allongement de la durée du bail en contrepartie d’une révision à la baisse du loyer ou d’une franchise de loyer, le temps que l’entreprise retrouve une activité normale.

"Sur les secteurs offreurs, ces demandes de gratuité de loyer ont été bien reçues. Elles évitent aux bailleurs la vacance de leurs locaux, tout en apportant une réponse aux problématiques de trésorerie et de rentabilité des entreprises locataires. Mais cette option exige d’être bien au fait du marché pour savoir si la demande est raisonnable", avertit Olivier Taupin, un des directeurs de Cushman & Wakefield, conseil en immobilier d’entreprise. En effet, tout dépend du rapport de force entre bailleurs et preneurs.

Si la prise de bail est ancienne et le secteur porteur, le bailleur a tout intérêt à voir partir son locataire actuel pour réaliser des travaux et relouer plus cher. Le taux de vacance des locaux d’entreprises est donc un indicateur à scruter à la loupe. "Globalement, les renégociations de baux ont été marginales dans le secteur tertiaire. En revanche, les bailleurs de commerce ont reçu énormément de demandes de différés de loyers et allongement de baux moyennant une franchise", indique Yvan Quillec, directeur de l’agence de conseil en immobilier d’entreprise Arthur Loyd Nantes.

2 - Se mettre à la sous-location

Sous-louer une partie de ses locaux constitue une autre option pour alléger ses charges immobilières. "On obtient relativement facilement la possibilité de louer 30 % de la surface de ses locaux. Les bailleurs se montrent relativement compréhensifs même quand cela n’est pas prévu par le bail", indique Olivier Taupin. Cette piste implique néanmoins plusieurs contraintes : il faut parvenir à isoler un espace autonome au sein de la location et que le loyer soit attractif. L’opération est ainsi plus facile à réaliser quand le bail est ancien et les prix compétitifs par rapport au marché. "Dans Paris intra-muros, le niveau de recherche de sous-locataires ou de successeurs venant de locataires en cours de bail est plus élevé que l’an dernier", souligne Grégoire de la Ferté, directeur général bureaux Île-de-France chez CBRE.

3 - Opter pour des bureaux plus petits

Déménager pour des locaux plus petits ou dans une zone moins cotée permet de redimensionner l’outil de travail en fonction du niveau d’activité et de développement de l’entreprise, d’adopter des conditions de bail plus adaptées, voire de réduire les consommations d’énergie. Toutefois, avertit Olivier Taupin, "il ne faut pas considérer l’immobilier seulement comme un poste de coûts. C’est également un outil de management et de développement de l’entreprise à part entière". Il est également nécessaire de prendre en compte l’impact du changement sur les équipes et les perturbations que le transfert du site peut générer sur l’activité de l’entreprise.

4 - Trouver un nouveau mode d’organisation

Entre les déplacements en clientèle, les congés, le télétravail ou tout simplement les réunions, les bureaux sont de moins en moins occupés. On estime que le taux de vacance moyen d’un poste de travail en France avoisine les 40 %. Un paradoxe dans un contexte où la pression immobilière demeure forte, notamment dans les grandes villes. La généralisation du télétravail à grande échelle pendant la crise sanitaire accélère encore l’évolution amorcée vers une nouvelle organisation des espaces de travail. Celle-ci se traduit par le développement du "flex office" ou bureau flexible, c’est-à-dire l’absence de poste de travail attitré à chaque salarié et de bureaux fermés, du coworking ou espace de travail partagé, offrant un certain nombre de services…

"Il s’agit d’un concept d’hôtellerie revisité pour les entreprises proposant une offre d’espace clé en main pour un budget garanti et moins de contraintes qu’un bail classique. Toutes les sociétés du CAC 40 et du SBF 120 vont être amenées à s’interroger sur leur stratégie immobilière et à envisager ces options. On peut d’ailleurs imaginer un mix combinant un siège social qui porte la marque de l’entreprise, fédère les équipes, suscite l’engament et des espaces servant de variables d’ajustement pour faire face à des pics d’activité ou à des périodes de crise", suggère Olivier Taupin.

5 - Miser sur le télétravail

L’autre grande tendance est la pérennisation du télétravail - deux à trois jours par semaine par exemple - à travers les accords d’entreprise qui commencent à être mis en place. " Attention, le déploiement du télétravail n’a pas une répercussion arithmétique sur les mètres carrés de bureaux nécessaires : 30 % de salariés en télétravail, cela ne signifie pas une réduction de 30 % des surfaces de bureaux. Il faut créer des espaces de rencontre, des lieux de réunion… Le solde sera peut-être négatif en termes de mètres carrés utilisés, mais c’est surtout beaucoup de transformation et de réorganisation des espaces de travail", met en garde Yvan Quillec. Et ce, d’autant plus que les contraintes sanitaires imposent des distances plus importantes entre les salariés, notamment dans les bureaux à forte densité. De nombreux paramètres doivent donc être pris en compte pour optimiser les coûts de l’immobilier. C’est pourquoi, les professionnels recommandent de se faire accompagner dans cette démarche.

6 - Le "sale and lease back immobilier" pour récupérer de la trésorerie

Les entreprises propriétaires de leurs locaux ont la possibilité d’améliorer leur trésorerie en externalisant leur immobilier, via une opération de "sale en lease back". L’entreprise cède ses actifs immobiliers à un investisseur, tout en conservant l’usage des bâtiments au titre d’un bail commercial. L’entreprise devient alors locataire du bâtiment qu’elle utilise. Cette solution lui permet de concentrer ses capacités de financement sur son développement et de préserver ses capacités d’emprunt. En effet, le financement bancaire de l’actif immobilier représente souvent une immobilisation importante pour l’entreprise et sur une durée importante de sa vie.

"Une entreprise n’a pas nécessairement vocation à investir dans l’immobilier. Cela dépend plus de la volonté patrimoniale du dirigeant. Le sale and lease back peut être une solution pertinente, d’autant plus qu’elle n’a pas d’impact sur les collaborateurs et l’organisation du travail. Les investisseurs sont, pour leur part, friands de ce genre de montage", assure Yvan Quillec, d’Arthur Loyd.

La généralisation du télétravail accélère encore l’évolution amorcée vers une nouvelle organisation des espaces de travail qui deviennent de plus en plus flexibles.
La généralisation du télétravail accélère encore l’évolution amorcée vers une nouvelle organisation des espaces de travail qui deviennent de plus en plus flexibles. — Photo : Fizkes

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