Chaque année, l’employeur a le devoir de transmettre aux membres du comité social et économique (CSE) un rapport sur la situation de l’entreprise concernant l’hygiène, la sécurité, ainsi que les conditions de travail. L’établissement de ce rapport doit être accompagné du programme annuel de prévention des risques professionnels qui aura été mis en place l’année précédente.
La rédaction de ce rapport annuel est une obligation à la charge de l’employeur, tout comme sa transmission. Son contenu, de même que les modalités de transmission, sont encadrés par arrêté ministériel. Au moins un exemplaire de ce rapport annuel doit être conservé en permanence au sein de l’entreprise, afin qu’il reste disponible en cas de demande de consultation de l’inspecteur du travail, du médecin-inspecteur du travail et des agents des services de prévention de la Carsat. En cas de refus, l’entreprise prend-elle des risques ? Oui, la loi prévoit un délit d’entrave avec une possibilité de sanction, pouvant aller jusqu’à un an d’emprisonnement et une amende de 3 750 euros.
L’élaboration du rapport annuel santé-sécurité, se fait à partir des paramètres et données consignés dans le Document unique d’évaluation des risques (DUER) prévu par l’article R4121-1 du Code du travail. Ainsi, il fait état et présente principalement une cartographie des ressources humaines de l’établissement concerné ; certains éléments relatifs aux accidents du travail, maladies professionnelles ; une présentation de l’organisation et du contenu du travail dans l’entreprise concernée, avec ses spécificités. Et enfin, les moyens et actions déployés dans les domaines qui font l’objet du rapport lui-même.
Effectifs et accidents : que déclarer ?
Concernant les données sur le personnel, il faudra détailler dans le rapport annuel l’effectif total toutes catégories, mais aussi les effectifs par classe d’âge, sexe, classification professionnelle, type de contrat, sans oublier de faire état du turn-over dans l’entreprise. Pour les accidents du travail, en plus de la déclaration du nombre total annuel, l’employeur est tenu de distinguer accidents bénins/mortels, leur taux de gravité, la fréquence ainsi que les causes de ces accidents. Il ne faut pas omettre les accidents de trajet. Doivent également être notifiées les incapacités permanentes, les accidents du travail concernant des intérimaires et d’éventuels salariés d’entreprises extérieures sous-traitantes.
Les données sur les maladies professionnelles
Le rapport annuel doit renseigner le nombre total de maladies professionnelles déclarées dans l’année et préciser leur origine probable. Même chose pour les pathologies diverses liées directement ou indirectement à l’activité professionnelle ; sans oublier de notifier les procédés de travail susceptibles de provoquer des maladies professionnelles ; ainsi que les suicides sur le lieu de travail. Concernant tous ces cas de figure, leur impact doit être décrit avec précision : nombre total de salariés concernés, soins dispensés par l’infirmerie de l’entreprise, jours d’arrêt de travail enregistrés. De même, on notera le coût du maintien du salaire du fait des arrêts de travail, le coût du remplacement des salariés absents et d’éventuelles ruptures du contrat de travail occasionnées par les accidents ou maladies déclarées. La cotisation " AT-MP " de l’entreprise figurera aussi dans ce registre.
Décrire l’organisation du travail
Le travail en vigueur dans l’entreprise peut être soumis à des organisations spécifiques, qu’il faut renseigner : nombre de salariés soumis à un forfait (en heures/jours) ; nombre d’heures ou de jours travaillés au cours de l’année, à temps complet ou partiel ; en CDI, CDD, intérim, par sexe et par catégories. Les heures supplémentaires doivent être notifiées, ainsi que les modes d’organisations très spécifiques, comme le travail de nuit, en équipe, en fin de semaine, en lien avec une chaîne de production, etc.
Les événements de santé marquants
Il se peut que des évènements de santé particulièrement significatifs soient survenus au cours de l’année. C’est l’occasion de réfléchir aux priorités du programme d’action et d’énoncer les enseignements tirés des accidents graves et maladies professionnelles, ou de repérer les incidents ou accidents révélateurs de danger. L’employeur évoquera aussi : les situations de danger grave et imminent, de même que les observations éventuelles du médecin du travail, du contrôleur sécurité de la Carsat, des rapports d’organisme de contrôle techniques ou d’expertises menées par le CSE… Objectif : conserver une traçabilité des recommandations en cas d’accidents.
Si des modifications intervenues dans l’entreprise ont impacté la sécurité ou les conditions de travail, ou bien en cas de modification de l’organisation, celles-ci doivent être signalées. Il peut s’agir de nouveaux horaires, du développement de la sous-traitance, de création (ou fermeture) d’un service…
Comment apprécier les mesures engagées ?
Dans le rapport annuel santé-sécurité, on appréciera les mesures engagées au regard du programme annoncé dans le programme annuel de prévention des risques professionnels et d’amélioration des conditions de travail de l’année passée. L’employeur précisera à ce niveau : les actions visant à intégrer l’hygiène, la sécurité et les conditions de travail dans : la conception et l’aménagement des locaux, les changements d’outils ou de procédés de travail, l’instauration de nouvelles organisations, la formation professionnelle.
Quels interlocuteurs sont concernés ?
Ce rapport annuel doit être transmis par l’employeur, pour avis au CSE. Lequel va l’examiner lors d’une réunion dite ordinaire et l’aura préalablement inscrit à l’ordre du jour. Puis, le procès-verbal de cette réunion et l’avis du CSE seront transmis à l’inspection du travail. Car la volonté du législateur est que soit disponible, à l’intérieur des entreprises, un outil de réflexion, afin que l’employeur et le CSE puissent mesurer les évolutions sur plusieurs années. En effet, le rapport permet de vérifier si les mesures annoncées au programme annuel de l’année passée, ainsi que les mesures supplémentaires décidées en CSE, ont bien été réalisées. Si toutes les mesures n’ont pas été prises, l’employeur doit énoncer les motifs de leur inexécution. Ces explications doivent figurer en annexe du rapport.
L’annexe est dédiée à des informations bien spécifiques, à savoir : le bilan de l’application du programme de prévention des risques et d’amélioration des conditions de travail de l’année. Mais également les motifs de l’inexécution des mesures prévues au programme annuel de prévention de l’année précédente. Par ailleurs, l’annexe peut comprendre la fiche d’entreprise établie et mise à jour par le médecin du travail, laquelle doit être présentée au CSE en même temps que le rapport lui-même (article R4624-48 du Code du travail).
Quand établir ce rapport ?
La loi fait référence à une rédaction annuelle, mais n’impose pas de période ou date pour l’établissement de ce rapport. Pour se faciliter la tâche, il peut être opportun de faire coïncider la préparation du rapport annuel avec la rédaction du bilan du plan de formation, lequel intègre des formations à la sécurité, à l’hygiène et aux conditions de travail. On constate un établissement des rapports plus fréquent pendant la période printanière, en mars ou avril. Chaque entreprise l’adaptera à ses contraintes propres.
Jusqu’à la rédaction du prochain rapport, celui-ci ne doit pas rester inutilisé. Il doit servir pour compléter les ordres du jour des réunions du CSE, mettre l’accent sur des points évoqués dans le rapport ou pour disposer d’une base en matière de politique de prévention au sein de l’établissement. Ce rapport du CSE est à conserver (et à mettre à la disposition de l’inspecteur du travail, du médecin du travail et des agents de prévention des organismes de sécurité sociale). Il doit servir de base pour les rapports ultérieurs.
