Gestion

Organisation : comment bien gérer son temps ?

Par Caroline Scribe, le 12 février 2018

Travaillant en moyenne huit heures quarante par jour, six jours sur sept, les patrons de TPE enchaînent les journées marathon. Alors comment reprendre la main sur son agenda ? Quatre pistes pour mieux vivre son rapport au temps et gagner en efficacité.

Selon une étude, les chefs d’entreprise travaillent en moyenne 54 heures par semaine, dorment 6h30 par nuit et s’accordent moins de quatre semaines de congés par an. — Photo : Otmar Winterleitner - Fotolia

Les dirigeants travaillent beaucoup. Et plus l’entreprise est petite, plus l’investissement en temps est important. Selon l’étude menée en 2017 par l’Observatoire Harmonie Mutuelle-Soregor-ViaVoice auprès de 401 dirigeants de PME, les chefs d’entreprise travaillent en moyenne 54 heures par semaine, dorment 6h30 par nuit et s’accordent moins de quatre semaines de congés par an. Un sondage OpinionWay réalisé pour American Express auprès des patrons de TPE confirme ce tableau : travaillant en moyenne 8h40, six jours sur sept, les patrons de TPE enchaînent les journées marathon, qui se prolongent le soir et le week-end à domicile.

« J’essaie de convaincre les dirigeants de prendre du temps off pour vivre »

Quelles tâches les mobilisent ainsi ? L’exercice de leur cœur de métier leur prend la moitié (54 %) du temps, la gestion de l’entreprise un cinquième du temps, puis vient la gestion administrative comptable et financière. Est-ce efficace pour autant ? Pas toujours, selon l’étude d’Harmonie Mutuelle qui révèle qu’à partir de 60 heures hebdomadaires le travail supplémentaire n’est plus productif, et devient même contre-productif, pour l’activité de l’entreprise. Dans un contexte où vitesse et réactivité sont de mises, comment reprendre la main sur son agenda ? Voici quatre pistes pour mieux vivre son rapport au temps et gagner en efficacité.

Jouez la boussole plutôt que la montre

Pour Pascal Lefeuvre, coach professionnel et dirigeant du cabinet Osmose : « On ne gère pas le temps, mais ce que l’on met dedans. Le chef d’entreprise doit d’abord définir sa boussole, c’est-à-dire ce qui fait sens pour lui, ses besoins, ses attentes, ses valeurs... Sa montre, à savoir, son emploi du temps, s’alignera ensuite d’elle-même. Quand on fait quelque chose qui a du sens, qui procure du plaisir, le stress disparaît ». Une vision que corrobore Denis Mourrain, cofondateur et DG France de la start-up de livraison express LivingPackets : « Lancer une activité est très énergivore mais c’est une étape exaltante dans une carrière professionnelle. Je ne compte pas mes heures mais je ne suis pas stressé. Ma philosophie est d’avancer pas à pas en me concentrant sur le moment présent et la réussite de ce moment, sans me laisser polluer par l’avenir que je ne connais pas. Cela me permet d’ajuster mon emploi du temps et de ne pas en faire trop. »

Avoir une vision claire de son agenda

« Je suis frappée par le fait que de nombreux chefs d’entreprise ne savent pas dire à quoi ils passent leur temps. Aussi éprouvent-ils le sentiment que le temps leur échappe et ils stressent d’autant plus. On n’est pas dans le factuel mais dans la représentation. C’est pourquoi, il est intéressant de regarder où se situent les décalages entre ce que l’on aurait envie de faire et la réalité de son agenda. Cela permet d’ajuster », estime Claudine Clerici, coach professionnelle à l’Institut Faros. Dans cette optique, il est utile de déterminer un agenda standard, quitte à se ménager des marges pour gérer les imprévus. « Mes journées sont cadrées par le mode de garde de mes jeunes enfants. C’est compliqué car je n’ai pas assez de temps et cela doit aller vite. Alors je liste tout ce que j’ai à faire pour ne rien oublier et déterminer les sujets prioritaires », témoigne Stéphanie Hervier, cofondatrice de la société Medaviz, spécialisée dans la téléconsultation médicale.

Hiérarchiser les tâches

La fameuse matrice d’Eisenhower qui classe les activités selon leur degré d’importance et d’urgence permet de déterminer celles qui sont à traiter soi-même, celles qui sont à déléguer ou à reporter. Les activités importantes et urgentes sont prioritaires. Les activités importantes et peu urgentes correspondent à des activités de réflexion, d’anticipation, des projets à long terme. Souvent négligées, elles sont essentielles pour préparer l’avenir. Les autres tâches doivent être déléguées ou reportées. « Maintenant que je connais bien le terrain, je vais déléguer à des prestataires pour me concentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée », confirme Arnaud Garbi, cofondateur de la start-up Allo Joe (mise en relation de particuliers et de mécaniciens professionnels pour des prestations à domicile).

S’accorder du temps "improductif"

Il est parfois nécessaire de lâcher prise pour être plus performant comme l’a constaté le dirigeant d’Allo Joe : « Depuis le lancement de notre plateforme en septembre 2017, je consacre 100 % de mon temps à l’entreprise. Je ne fais plus de sport et ma vie sociale est limitée. Mais au bout de quelques mois à ce régime, je sens que je suis moins productif. J’ai donc décidé de prendre des vacances pour recharger les batteries et de ne plus travailler le soir. » C’est ce que conseille Claudine Clerici : « j’essaie de convaincre les dirigeants que j’accompagne de prendre du temps off pour vivre, rêver, faire des choses qui leur procurent de l’énergie.

Selon une étude, les chefs d’entreprise travaillent en moyenne 54 heures par semaine, dorment 6h30 par nuit et s’accordent moins de quatre semaines de congés par an. — Photo : Otmar Winterleitner - Fotolia

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