1. Anticiper l’arrivée de la nouvelle recrue
Entre le moment où un candidat accepte l’emploi et son arrivée officielle dans l’entreprise, il doit impérativement se passer quelque chose. Construire cette étape, c’est enclencher un lien avec le futur collaborateur, qu’il s’agisse d’un salarié, d’un apprenti ou d’un stagiaire. Alors que certains profils sont convoités par la concurrence et avec des candidats "zappeurs", il est important de sécuriser l’embauche par anticipation. Et d’autant plus si tout ou presque se passe numériquement. Un premier appel téléphonique soigné doit permettre de "briser la glace" et de préciser certains points de vive voix : comment va se dérouler l’intégration en ces temps de pandémie et de télétravail ; annoncer un premier rendez-vous de présentation avec l’équipe au complet, même si c’est en visio-conférence.
2. E-mail informatif avant le premier jour
Avant le premier jour, il est indispensable de transmettre au futur entrant les informations dont il a besoin : adresse e-mail professionnelle, codes d’accès indispensables, trombinoscope et coordonnées des collaborateurs, personnes référentes, dispositif pour venir récupérer le matériel. Sans oublier les mesures et planning de présence mis en place avec le Covid. Ainsi que le programme détaillé de la première journée, voire des suivantes, préparée en amont avec les collaborateurs concernés.
3. Un parrain, une marraine
Classique mais efficace, le parrainage d’un nouvel arrivant prend encore plus de valeur avec des relations réduites au digital. Un parrain ou une marraine pourra répondre à toutes les interrogations du nouvel arrivant, de façon souple, sans rendez-vous formel et sans pression hiérarchique. Le parrain sera volontaire, empathique, disponible avant et après l’embauche… et à l’aise avec les visioconférences !
4. Un guide de bienvenue à jour
C’est un outil essentiel, mais souvent incomplet, pas à jour ou réduit aux questions de règlement et de sécurité. Dommage ! Ce qui intéresse la nouvelle recrue, c’est aussi le "cœur de l’entreprise", sa personnalité : son histoire, ses valeurs, ses engagements concrets, son positionnement commercial… Une version numérique complète, pratique et agréable est un investissement modique mais vraiment indispensable. Et, pour être percutant, il faut l’enrichir de photos, infographies et surtout de vidéos maison, très appréciées. Tout cela facilite l’engagement.
5. Préparation logistique et administrative
Pas très exaltants mais indispensables, les préparatifs administratifs et logistiques ne doivent rien laisser de côté : on pense toujours aux formalités obligatoires ainsi qu’au matériel informatique et bureautique. Mais il est toujours désagréable pour les nouveaux de courir plusieurs jours après l’embauche après les badges type parking ou sécurité, les protections contre le Covid, etc., sans savoir à qui s’adresser en ces périodes de télétravail. Un kit de démarrage complet dès le départ évitera perte de temps et image dégradée de l’entreprise. Une personne unique sera la référente dédiée et disponible pour ces questions matérielles. Elle sera présentée comme telle lors de la visioconférence de bienvenue.
6. Le jour J, faire bonne impression
C’est le jour à ne pas rater ! L’entreprise doit faire bonne impression si elle veut fidéliser la nouvelle recrue. L’employeur doit se rendre disponible ce jour-là, ainsi que l’équipe attendue en visioconférence. Pas de retard, ni de caméra coupée, le nouvel arrivant ne doit pas faire face à une équipe fantôme lors de la visioconférence de bienvenue, où l’on découvrira, par webcam, le visage de chacun. Chacun présentera succinctement son poste, ses missions en cours, sans oublier – c’est très important - le lien qu’il aura avec le nouvel arrivant.
Un accueil dans les locaux de l’entreprise, ne serait-ce que quelques heures malgré le Covid, reste l’idéal si cela est possible. La présentation des lieux et la remise du matériel informatique et bureautique nécessaire au télétravail se feront à ce moment-là. Sinon, une alternative consiste à réaliser une visite virtuelle des locaux par vidéo.
7. Un programme détaillé pour bien démarrer
Que la journée d’accueil se déroule partiellement ou totalement en télétravail, le nouvel arrivé ne doit pas se sentir isolé. Le mieux est de programmer différentes visioconférences pour les jours qui suivent et le lancement des missions. Un mini point en visioconférence, chaque matin au démarrage pour évoquer la journée à venir, puis le soir pour débriefer succinctement, permettra une arrivée bien rythmée, d’éviter les temps morts et l’isolement digital. Et bien sûr, de lancer plus rapidement le salarié dans l’opérationnel.
8. Souder l’équipe à distance
Sans échanges en présentiel autour de la machine à café ou lors des pauses repas ou cigarettes, pas facile de réussir l’intégration d’une nouvelle personne ! Aussi, il est essentiel de laisser se développer des temps d’échanges informels en visio, entre salariés. L’entreprise doit faire savoir qu’il est possible de mettre en place des temps de "cafés virtuels" ou de "pauses virtuelles ", qui permettent les échanges sur des sujets plus personnels que professionnels.
9. Rester à l’écoute
Bien intégrer une nouvelle recrue à l’ère du télétravail, c’est un souci supplémentaire. Rien de tel que de "prendre la température" régulièrement, même si c’est au téléphone ou par visio. Pas besoin de longues réunions, mais plutôt de petits échanges brefs et fréquents pour vérifier si l’intégration se déroule bien. Le responsable hiérarchique est le premier concerné, mais l’équipe doit aussi veiller à maintenir un lien privilégié avec la nouvelle recrue lors de ses débuts dans l’entreprise.
