Encore émergent, le concept de bureaux partagés pourrait bien révolutionner dans les prochaines années l'organisation des espaces de travail.

Le concept de bureaux partagés s'appuie sur un constat implacable: dans le tertiaire, le taux d'occupation des bureaux varie entre 20 et 60% du temps travaillé, du fait des réunions, formations, déplacements chez les clients ou fournisseurs, congés maladies ou maternité,etc. Dans ces conditions, pourquoi offrir un poste de travail par collaborateur et ne pas en proposer huit pour une dizaine de salariés? Ces postes de travail non attribués peuvent être en libre-service ou alloués sur la base de réservations («les bureaux hoteling») pour les travailleurs nomades. «Les bureaux partagés seront forcément amenés à se démocratiser dans les prochaines années du fait du coût de l'immobilier et du faible taux d'occupation d'un poste de travail qui découle du nomadisme croissant des collaborateurs. Il y a des exemples concrets qui montrent que cela fonctionne, expose Gilles Betthaeuser, P-dg d'AOS Studley, société de conseil et service en immobilier d'entreprise.

Réticences au changement
Les bureaux partagés se développent particulièrement pour les métiers où les collaborateurs sont amenés à se déplacer régulièrement tels que l'audit, l'informatique, le conseil et les forces de vente. «La tendance est davantage à installer des bureaux partagés regroupant six à dix collaborateurs plutôt que de grands open space qui ont montré leurs limites au niveau du bien être des salariés», note Antoine Bary, directeur développement du pôle conseil France de BNP Paribas Real Estate. Seul problème, les bureaux partagés tardent encore à gagner de nouveaux secteurs d'activité en France en raison de la réticence qu'ils génèrent chez certains collaborateurs attachés au modèle du bureau individuel.

- Une salle dédiée à la visioconférence - ou simplement équipée pour - sera complétée par une solution logicielle pour les utilisateurs itinérants. - La présence d'un canal dédié pour la transmission des données assure une qualité supérieure constante, mais nécessite un budget supplémentaire. - Les TPE pourront exploiter des logiciels de téléphonie IP comme Skype, ou de chat comme Microsoft Live Messenger, qui tous incluent aussi des fonctions de visionconférence.

Réduisant les coûts de structure et permettant davantage de flexibilité, le télétravail est en phase ascendante en France. Selon une étude Insee de 2008, 20% des PME de dix à 20 salariés ont recours à cette nouvelle forme d'organisation du travail contre seulement 13% un an avant. Pour les entreprises, les avantages du télétravail peuvent s'avérer substantiels. Il leur permet de réduire le taux d'absentéisme en donnant à un salarié, s'il est malade ou doit faire face à une grève, la possibilité de travailler depuis son domicile. Surtout, le travail à distance permet de réduire considérablement certains coûts comme les frais de déplacements tout en libérant un poste de travail. En moyenne, le télétravail permet d'économiser entre 10 et 15% en coûts de structure.

Les outils de webconférence (l'un des plus connus est Webex, par exemple) permettent aux collaborateurs éloignés de communiquer en temps réel, de partager des documents (y compris, parfois, des présentations PowerPoint), de planifier des réunions, etc. Et offrent aussi des fonctions basiques de visioconférence, même si ce n'est pas leur point fort. Il suffit d'un accès internet pour y accéder (un débit minimal de 512 kbps est conseillé) : difficile de faire plus simple. Attention en revanche, à la sécurité des données, ainsi confiées à des services tiers et pas à l'abri d'un piratage simplissime - seul un couple identifiant / mot de passe les protège.

Dans de nombreuses mégapoles où les problèmes d'accessibilité du lieu de travail deviennent rédhibitoires, les télécentres, également appelés bureaux satellites, tendent à se développer. Un télécentre est un bureau privatif disposant d'équipements informatiques (ordinateurs, imprimantes, scanners,etc.) et d'applications de télécommunications (Wi-fi, services de téléphonie IP,etc.), mis à la disposition de collaborateurs nomades ou de télétravailleurs. Ces prestations sont facturées à l'heure, à la journée, à la semaine, au mois ou au trimestre pour donner le maximum de souplesse d'utilisation aux entreprises. «Le déplacement des salariés constitue 30% du bilan carbone des entreprises. Dans une grande ville comme Paris, le télécentre peut constituer une alternative au seul siège social de l'entreprise», explique Catherine Gall, responsable prospective de Steelcase.

Si les vidéos-projecteurs se sont banalisés dans les entreprises, le choix du matériel reste encore cornélien. Pour quelle technologie opter? Tri-LCD ou LDP? Éléments de réponse.

Difficile, aujourd'hui, d'imaginer une présentation en entreprise sans slides PowerPoint. Les ordinateurs portables ont beau arborer des écrans de plus en plus larges, rien ne vaut la vidéo-projection pour les afficher. Or, s'il s'est banalisé, choisir un vidéo-projecteur n'est pas forcément évident: les critères à prendre en compte sont nombreux et peuvent réellement grever le confort d'utilisation. Deux technologies se partagent principalement le marché: le Tri-LCD (évolution du LCD) et le DLP. Sans entrer dans les détails, la première met en oeuvre trois écrans semi transparents à cristaux liquides (un pour chaque couleur primaire rouge, vert et bleu) à travers lesquels passe la lumière. La seconde, mise au point par Texas Instrument, exploite une matrice de micro miroirs mobiles, qui s'orientent selon l'effet d'un signal électrique.

Quelle résolution
Historiquement, le DLP bénéficie d'une meilleure luminosité et d'un meilleur contraste; il coûte aussi plus cher. Mais les différences, tant de qualité que de prix, tendent à s'estomper et il vaut mieux se tenir à des critères purement factuels. Et notamment la luminosité, exprimée en Lumens (au moins 2.000): plus elle est élevée, moins la qualité sera dépendante de la capacité - pas toujours évidente - de faire l'obscurité dans la pièce de projection. Mais aussi le contraste, l'une des faiblesses des modèles d'entrée de gamme: 1000:1 est un minimum, mais certains modèles atteignent 3000:1 et bien plus en haut de gamme (attention néanmoins aux affirmations fantaisistes des constructeurs). La question de la résolution doit être posée: la nouvelle génération de vidéo projecteurs est estampillée haute définition, capable de projeter un film en 1920x1080 pixels. Cela ne sert à rien pour les documents d'entreprise, qui se contentent parfaitement de 1024x768 pixels. Cela peut avoir une utilité pour des films; encore faut-il que ceux-ci soient tournés en HD. Attention au recul dont vous disposerez dans la pièce ou sera utilisé le vidéo-projecteur: choisissez un modèle dont la distance de projection lui est compatible.

De 300 à 3.000 € pour un vidéo-projecteur
Outre la connectique classique (VGA pour la connexion au PC, S-Vidéo ou YUV pour le magnétoscope, HDMI pour la haute définition), quelques rares modèles sont compatibles WiFi pour une connexion sans fil. L'encombrement et le poids seront d'autant plus pris en compte que le vidéo-projecteur devra être régulièrement déplacé. Quand au bruit provenant du ventilateur, les constructeurs ont fait de gros efforts pour le réduire mais certains modèles font encore penser à de véritables souffleries, ce qui peut être réellement problématique dans certaines situations. Enfin, sachez que la lampe d'un vidéo-projecteur se remplace régulièrement, sa durée de vie étant de 1.000 à 3.000heures. Comptez de 50 à près de 300€ selon le modèle. Quant au vidéo-projecteur lui-même, l'entrée de gamme s'acquiert à 300€ et la fourchette haute tutoie les 3.000€-plus encore pour les modèles destinés aux très grandes salles.

Les conciergeries d'entreprise, salles de sieste ou de fitness tardent encore à se développer en France. Ce type de services proposés aux salariés sur leur lieu de travail reste encore l'apanage des grandes entreprises implantées en région parisienne et tarde à se démocratiser au sein des PME. «Ces prestations ne fonctionnent que pour les entreprises implantées dans des zones d'activité difficile d'accès et proposant peu de services», explique Odile Duchêne, dg d'Actinéo. Le P-dg d' AOS Studley, Gilles Betthaeuser, lui est plus catégorique. «Les espaces de repos et salles de sport en entreprise relèvent encore du gadgeten matière d'aménagement de bâtiment tertiaire», assure-t-il.

C'est une technologie prometteuse et dont on parle beaucoup : les picoprojecteurs tiennent dans la main et peuvent être directement intégrés à divers appareils : ordinateurs portables, baladeurs multimédia, téléphones mobiles, etc. La plupart utilisent un éclairage à base de led, mis au point par le fabricant 3M. Alléchants, mais pour le moment les picoprojecteurs sont peu lumineux et se limitent à des projections de petite taille (pas plus de 1,5 mètre de diagonale) : ils sont donc difficilement exploitables dans un univers professionnel. Sauf cas particulier, par exemple lorsque vous avez besoin d'effectuer une démonstration en situation de mobilité.

Pour permettre le nomadisme de ses collaborateurs, les entreprises vont devoir offrir à leurs collaborateurs mobiles une infrastructure technologique leur permettant de travailler à distance. Le bureau virtuel regroupe les technologies permettant de rester connecté à son entreprise, que l'on soit en déplacement, à son domicile ou chez un client. Ces technologies doivent être compatibles avec les smartphones, et ordinateurs portables et ultraportables.

- Deux technologies se partagent le marché, le Tri-LCD et le DLP : elles tendent à se rapprocher en termes de performances comme de prix. - La haute définition sert peu en entreprise ... et les emprunts par les collaborateurs adeptes du home cinéma risquent d'être fréquents. - La durée de vie de la lampe est rarement supérieure à 2 à 3.000 heures ; des modes de fonctionnement économes peuvent l'allonger mais la luminosité est moindre. - Le vidéo-projecteur doit être adapté aux mensurations de la salle de projection, notamment le recul disponible

Caméras IP, systèmes biométriques, etc. L'offre en matière d'outils de sécurité ne cesse de se diversifier. Atouts et inconvénients de ces nouvelles technologies au service de l'entreprise.

Miniaturisation des appareils électroniques, amélioration des outils de communication, coût du stockage des données en chute libre, apparition de nouvelles technologies: ces dernières années, l'offre en matière d'outils de sécurité n'a cessé de s'élargir. Paradoxalement d'ailleurs, ce n'est pas dans les communications numériques-depuis longtemps assez simples à surveiller - que ces nouveaux outils interviennent, mais plutôt «in the real life», dans la vraie vie. Il en est dans l'entreprise comme dans l'espace public: les caméras se cessent de se multiplier. Il s'agit soit de surveiller de l'intérieur une activité sensible - aux vols et chapardages, par exemple - de votre entreprise, soit de sécuriser l'accès aux locaux. Avec les caméras IP (Internet Protocol) avec ou sans fil, le flux vidéo est accessible de n'importe où, via un simple navigateur internet. Un mouvement en pleine nuit alors que l'immobilité devrait régner dans les locaux? Un SMS est envoyé sur le portable du responsable sécurité, qui pourra vérifier en temps réel sur son smartphone ce qu'il se passe. En termes de sécurisation des accès, les systèmes biométriques ont le vent en poupe. Les plus répandus concernent les empreintes digitales: douze points caractéristiques (qu'on appelle des «minuties») suffisent pour identifier une personne avec une quasi infaillibilité (en l'espèce, celle-ci n'existe pas: tout est affaire de statistiques). Mais il existe aussi des lecteurs qui analysent le réseau veineux d'un doigt, voire de toute la paume de la main, ou encore son contour. Quant à l'analyse de l'iris, elle est certes particulièrement fiable (même deux vrais jumeaux possèdent un iris différent) mais se heurte souvent à la réticence des salariés, inquiets - à tort selon les études sanitaires - d'éventuelles répercussions à long terme sur leur vue.

La géolocalisation
Enfin, citons aussi les outils de géolocalisation, qui surfent sur la prolifération des puces GPS. Certaines entreprises sont désormais capables de tracer à tout moment leur flotte de véhicules, voire leurs équipes de commerciaux. Attention toutefois à bien distinguer la nécessaire sécurisation des biens et du personnel, et la suspicion généralisée; dans le cadre de la loi Informatique et Liberté, les outils de surveillance sont soumis en France à des règles assez strictes. Ils doivent être préalablement déclarés à la Cnil, le personnel doit être tenu au courant de leur existence, un affichage dans les locaux doit rappeler le droit des salariés. Surtout, la collecte des données doit respecter ce que la Cnil appelle «le principe de proportionnalité au regard de l'objectif poursuivi»: truffer son entreprise de caméras enregistrant le moindre centimètre carré, et ceci 24h/24, pour éviter la disparition de quelques fournitures de bureau est ainsi voué à une mise en demeure, puis à une amende qui peut être salée - plusieurs dizaines de milliers d'euros (jusqu'à 300.000€en théorie). Environ 200 plaintes aboutissent à la Cnil tous les ans pour le seul volet vidéo surveillance.

-Les caméras IP utilisent le protocole de communication d'internet: un simple navigateur web permet d'afficher, sur un ordinateur ou sur un smartphone, ce qu'elles surveillent en temps réel. -Les systèmes de contrôle d'accès biométrique concernent surtout, à l'heure actuelle, la reconnaissance des empreintes digitales. On trouve des serrures biométriques à partir de 200€, mais il ne faut pas négliger le système d'informations nécessaire au fonctionnement du système. -Attention aux procédures administratives nécessaires pour toute mise en place d'un système de surveillance automatisé