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Réduire les coûts de son système d’information passe par une bonne connaissance des usages de son parc informatique.

Trop souvent, les salariés sont équipés de postes de travail d’une puissance - et donc d’un coût - et d’un nombre de logiciels trop importants par rapport à l’utilisation réelle qui en est faite. Cela débouche sur un surcoût à l’achat, puis à l’utilisation, avec le renouvellement inutile de licences de logiciels finalement jamais utilisés. Pire, certains logiciels offrant peu ou prou les mêmes fonctions cohabitent parfois sur le même poste !
« Dans une entreprise, il n’y a pas une configuration standard d’ordinateur. Un manager n’a pas les mêmes besoins qu’une assistante. Une informatique à juste prix, c’est celle qui offre le meilleur rapport entre la puissance d’une machine, les applications qui y sont installées et l’utilisation réelle qui en est faite. Cela nécessite donc de faire un petit audit en interne, en impliquant tous les services concernés afin de savoir qui fait quoi, quels sont les besoins réels de chaque métier, les nécessités de mobilité informatique, etc. Une fois que ceci est fait, il est ensuite possible de localiser les coûts inutiles et de les supprimer", explique François Fanuel, responsable des systèmes et réseaux de l’école d’informatique Supinfo.

Ce petit audit permet donc d’évaluer les coûts de «surqualité» de votre système, mais également les coûts cachés qui peuvent être liés à sa sous-qualité. Beaucoup d’entreprises ne se soucient pas ainsi de la qualité de leur réseau internet, et parfois de son sous-dimensionnement. Cela débouche donc sur des temps d’attente importants de téléchargement et de consultation de fichiers, et donc sur une perte de temps de vos salariés. Dès lors, un audit informatique débouchera peut-être sur certains investissements en la matière, mais qui seront immédiatement compensés par un gain de productivité !

Votre entreprise a recours à plusieurs serveurs pour faire tourner des applications et des systèmes d’exploitation différents ? Vous pouvez limiter les coûts d’achat et d’usage liés à cette situation en optant pour la virtualisation. Concrètement, cette solution technique permet de faire cohabiter plusieurs applications et systèmes d’exploitation sur un seul et même serveur. Elle permet dès lors de faire baisser très sensiblement tous les coûts d’usage des infrastructures informatiques, tout en réduisant les besoins liés à l’administration de serveurs hétérogènes.
Selon une étude Computer Associates/Stratégic Councel, la virtualisation permettrait d’économiser 10 à 25 % du précédent budget de fonctionnement.

Grâce au web, des prestataires se proposent d’héberger dans leurs murs les rouages nécessaires aux usages informatiques d’une entreprise. Les logiciels et les données sont alors accessibles à distance, via les postes de travail des collaborateurs de l’entreprise cliente. Cette utilisation en mode «hébergé» (dit SAAS) offrirait de nombreux avantages. Outre les économies liées à l’achat du matériel et des licences logicielles, l’offre permet également de s’affranchir des problématiques techniques souvent coûteuses. C’est en effet le prestataire qui prend en charge la mise à jour des logiciels, la réparation et le remplacement des serveurs défectueux.
Couvrant aujourd’hui tous les champs de l’informatique d’entreprise, le mode hébergé est généralement accessible contre un loyer mensuel, qui peut souvent être calculé sur la base de la consommation réelle des services. Ce système permet d’obtenir une bonne visibilité sur ses coûts. Cerise sur le gâteau, en ces temps de débat sur la « taxe carbone », le mode hébergé serait également « vert ». Selon la SSII bretonne Asten, il affranchirait l’entreprise cliente de nombreuses dépenses liées à la consommation électrique. Plus besoin de payer l’électricité des serveurs, mais également des périphériques liés à leur environnement, (onduleurs, robots de sauvegarde, etc.).
Plus de valeur ajoutée
Outre des avantages économiques, pratiques et écologiques, le système permettrait également des gains de productivité. «<TH>Le directeur informatique n’a plus à se soucier de la technique. Il peut pleinement se concentrer sur les aspects stratégiques que sont l’optimisation et l’intégration des logiciels à l’activité de l’entreprise», explique Dominique Sevesque, codirigeant de l’entreprise Proginov, éditeur et intégrateur de progiciels en mode SAAS.

Si vous avez choisi il y a quelques années d’acheter et internaliser vos serveurs informatiques, posez-vous la question de réinvestir sur des modèles plus modernes et plus puissants. Là où vous utilisez plusieurs serveurs pour mener une même tâche, vous pourrez ainsi jouer la carte du regroupement en la faisant tourner sur un modèle neuf, moins sensible aux pannes, nécessitant généralement moins de maintenance et affichant dans de nombreux cas des besoins énergétiques considérablement optimisés par rapport à ses homologues plus anciens. De même, un seul serveur permet de limiter les besoins en équipements périphériques (onduleurs, etc.) et donc tous les coûts (maintenance, électricité, etc.) qui y sont liés. Certes, le regroupement appelle un nouvel investissement, mais il déboucherait sur d’importantes économies d’usage. Une étude du Gartner Group souligne ainsi que les entreprises jouant la carte du regroupement voient leurs dépenses liées aux serveurs baisser de 20 %.

La banalisation des ordinateurs portables dans les entreprises débouche parfois sur une surprenante problématique : celle de voir le « laptop » d’un cadre devenir, en dehors des heures de travail, un ordinateur de loisirs manipulé par l’entourage familial. Avec tous les risques que cela comporte (virus lors de téléchargements, installation de logiciels conflictuels avec les applications professionnelles, etc.).
« Cette dérive peut entraîner des coûts humains ou économiques importants pour assurer les réparations. De plus, la situation se pourrit souvent, car un utilisateur qui sait qu’une utilisation illicite est à l’origine d’un problème ne va souvent pas oser solliciter son système informatique pour solutionner la panne. La perte en productivité peut être importante. Il faut donc mettre des verrous sur ses ordinateurs, afin d’éviter des utilisations malvenues », souligne François Fanuel, responsable des systèmes et réseaux de l’école d’informatique Supinfo.
Cette pratique peut-être étendue sur les ordinateurs fixes d’une entreprise afin de prévenir ces problèmes, dont l’origine peut-être d’ailleurs très anecdotique. « Vous ne pouvez pas savoir le temps que nous passons à résoudre des problèmes qui sont liés à la simple installation d’un fond d’écran personnalisé sur le poste d’un salarié », se désole le responsable informatique d’une grosse entreprise multisites.

Non soumis à l’acquisition de licences, les logiciels libres sont souvent considérés comme la garantie d’une informatique moins chère. C’est vrai à l’usage, mais à condition de ne pas négliger certains investissements.

Les logiciels libres c’est, sur le papier, le rêve de tout dirigeant d’entreprise souhaitant réduire ses coûts informatiques. En vertu de leur principe de libre distribution, ces logiciels - qui couvrent aujourd’hui tous les aspects de l’informatique professionnelle - ne nécessitent en effet pas d’achat de licences pour être utilisés, et ce quel que soit le nombre de postes équipés. Mieux encore, les remises à jour des produits libres sont, là encore, gratuites à l’opposé des logiciels dit  propriétaires qui nécessitent un renouvellement payant régulier. Enfin, avec leurs codes accessibles et modifiables librement par tout informaticien, ces logiciels peuvent être adaptés aux besoins réels de l’entreprise.
Tout ceci explique pourquoi les logiciels libres figurent en bonne place (la quatrième, selon un sondage Zdnet sur les priorités 2009 d’évolution des systèmes d’information) dans les solutions d’économie des entreprises.
Attention cependant : s’ils sont gratuits à l’usage, les logiciels libres sont cependant à l’origine de coûts cachés. Déjà parce que ces logiciels nécessitent d’être intégrés au système d’information de l’entreprise, ce qui demande l’intervention de compétences souvent externes aux effectifs d’une PME. Il faudra donc verser des honoraires à un prestataire spécialisé.
Autre facteur de coût : même s’ils progressent constamment en la matière, les logiciels libres sont encore parfois moins «intuitifs » et moins ancrés dans les mœurs que leurs homologues propriétaires. Ils entraînent donc des coûts de formation qui peuvent se révéler supérieurs.
Enfin, la maintenance du système nécessite elle aussi le recrutement de compétences en interne ou l’appel à des prestataires extérieurs.
« Le logiciel libre n’est pas miraculeux si on fait l’erreur de se concentrer exclusivement sur le coût et d’oublier l’utilisateur et sa formation. Si une entreprise tombe dans ce piège, elle va empêcher l’appropriation des nouveaux logiciels, et perdre énormément en productivité. Au final, l’économie dégagée sera, au mieux, nulle », insiste François Fanuel, directeur des systèmes et réseaux de Supinfo.
Logiciel libre ne rime donc pas avec une « facture zéro ». Il faudrait donc compter sur des coûts d’installation et de formation qui peuvent se révéler aussi coûteux que l’acquisition d’une licence propriétaire. En revanche, c’est sur les coûts d’usage (renouvellement de licence), en « année 2 », que l’économie commencera à apparaître. Pour les observateurs, elle peut atteindre jusqu’à 40 % des coûts d’exploitation traditionnels d’un poste informatique.

La baisse des prestations de stockage de vos données informatiques ne doit pas vous épargner d’une rationalisation de cette activité.

En matière de stockage informatique, la fameuse « loi de Moore » fait aujourd’hui toujours foi : à savoir que la puissance des solutions proposées augmente à une vitesse galopante pour un coût constant...
Voilà qui constituerait une excellente nouvelle pour les chefs d’entreprise, si elle n’était totalement occultée par l’explosion - tout aussi galopante - du volume de données stockées. « Certes, les coûts de stockage sont de plus en plus faibles, et les chefs d’entreprise ont tendance à fermer les yeux sur les volumes. Pourtant, au vu de ces derniers, les coûts peuvent largement être rationalisés », explique Patrick Bemmert, directeur exécutif de Capgemini Ouest.
D’autant plus que le stockage implique de nombreux coûts associés (énergie, maintenance, etc.) et que nombre de supports utilisés aujourd’hui pour accueillir les données ont une durée de vie limitée. Cependant, ne réduisez pas la réflexion liée à vos économies de stockage au simple prix du Terabyte (unité de mesure de la capacité de stockage) et à une simple affaire de compression des données sur l’espace donné. 
Tout comme pour l’utilisation des logiciels et des matériels informatiques, il convient de faire un audit - en interne ou accompagné par un prestataire - pour voir si vos solutions de stockage sont pertinentes face à l’utilisation que vous en faites. «Si une entreprise a besoin de stocker des données multimédias, avec des besoins de réponse rapide, il est clair qu’il faut investir dans des technologies avancées afin d’aller chercher l’information. En revanche, si les données sont beaucoup plus sommaires, une entreprise peut alors utiliser une solution à moindre coût », poursuit Patrick Bemmert.
Bref, la règle d’un stockage au juste coût n’est plus simplement une question de capacité brute, mais de retour de valeur par rapport à l’utilisation des données stockées. Et là encore, la surqualité peut constituer un poids économique non négligeable pour les entreprises.
Ceci peut impliquer de faire un mapping des données informatiques de votre entreprise pour attribuer à chacune d’elles une prestation de stockage adaptée à leur importance stratégique. Là encore, l’idée est d’obtenir la prestation la plus adaptée au juste prix.
À l’inverse, sur le plan du stockage, gardez toujours en tête que le sous-investissement est toujours à proscrire. Car si jamais votre système de stockage ne vous permet pas de vous relever d’un «crash» informatique majeur en récupérant toutes vos données stratégiques suite à une panne d’ampleur, vous et votre entreprise vous retrouverez alors dans une situation très périlleuse.

Avec l’arrivée du système d’exploitation Vista, de nombreuses entreprises se posent encore aujourd’hui la question d’adopter cette nouvelle mouture sur leur parc informatique.
Du côté du cabinet d’études Gartner, on préconise de différer d’un an une telle migration si jamais son parc de PC actuel tourne de façon satisfaisante. Une façon d’éviter les coûts de formation liés à ce choix ainsi que toute la période d’ajustement technique, qui peut parfois faire gonfler le temps et les coûts de maintenance.
Pour François Fanuel, responsable systèmes et réseaux de Supinfo, la position est plus nuancée. « Certes, la migration pose le problème des coûts de formation et certains enjeux techniques. Mais pour un certain nombre de PME il sera pertinent de migrer sur un nouveau système, car ceux-ci sont plus fiables, réduisent la maintenance nécessaire et permettent d’automatiser des tâches répétitives. Au final, tout cela va permettre de réduire les coûts d’usage », plaide-t-il.

Là encore, deux écoles s’affrontent. Dans le coin droit du ring, ceux qui préconisent une réduction des fournisseurs et prestataires informatiques d’une entreprise. Objectif logique de cette stratégie : réduire les coûts indirects (frais de gestion) tout en jouant sur les volumes pour faire baisser les prix proposés, en misant sur une visibilité financière des solutions proposées.
Dans le coin gauche, on retrouve les adeptes de la diversification des fournisseurs. C’est le cas du cabinet Gartner, qui préconise l’entretien d’un large pool de fournisseurs avec mise en compétition régulière et évaluation permanente des économies que pourrait amener un changement d’interlocuteur.
« Techniquement, il est toujours bon de ne pas mettre tous ses œufs dans le même panier. Le marché change beaucoup et l’informatique nécessite, pour être efficace de mettre en place des règles de sécurité et de redondance qui impose de ne pas dépendre à 100 % d’un interlocuteur unique » tranche François Fanuel, le directeur système et réseaux de l’école informatique Supinfo.

Beaucoup d’entreprises ayant réalisé des acquisitions, en France ou à l’étranger, voient coexister dans leurs groupes des progiciels de gestion intégrés différents. Une situation qui débouche sur des lourdeurs importantes en termes de compatibilité des processus métiers, des casses têtes informatiques et une perte de productivité. Le phénomène est particulièrement prégnant dans les entreprises industrielles. « Un groupe qui ferait face à cette situation complexe aurait tout intérêt à harmoniser et optimiser ses ERP. Cela permet de plus de jouer sur les volumes auprès des prestataires informatiques, d’être réactifs par rapport à la demande des clients », explique Patrick Bemmert, directeur exécutif de Capgemini Ouest.

La réduction des coûts informatique ne doit surtout pas se résumer à un sabrage des budgets uniquement basé sur les coûts dégagés. Sous peine de tomber dans une sous-qualité fort préjudiciable.
Cité par Microsoft, le consultant indépendant Rich Freeman est définitif : « Quelle que soit votre stratégie de réduction des coûts, n’essayez pas de les réduire trop, ni trop tôt. Les réductions excessives résultant d’un fléchissement temporaire de l’activité, par exemple, peuvent avoir des répercussions économiques si vous n’avez pas les bons systèmes, les bons partenaires ou les compétences qu’il faut pour suivre vos concurrents », insiste-t-il.